Politique de confidentialité Eventeam

La présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer sur les modalités de la collecte et du traitement de vos Données personnelles par le groupe Eventeam (ci-après « Eventeam ») ainsi que les mesures prises pour en assurer la sécurité et, s’agissant des Données personnelles que nous confient nos Clients dans le cadre des Services souscrits, de définir à minima nos obligations et celles de nos Clients.

Les termes « Vous », « votre » et « vos » désignent les Visiteurs de nos Sites, ainsi que les Clients et prospects ayant souscrit des Services ou étant susceptibles d’être intéressés par nos Services.

Les termes « Nous », « notre », « nos » désignent Eventeam.

Définitions

Les termes ci-après commençant par une majuscule auront la définition suivante, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel :

« Client » désigne toute personne, physique ou morale, qui a souscrit à nos Services.

« Données personnelles » désigne les données à caractère personnel au sens de la Réglementation Applicable en matière de protection des données à caractère personnel, soit toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, tel qu’un nom, prénom, numéro d’identification, données de localisation, un identifiant en ligne (adresse IP par exemple).

« Évènement » désigne tout évènement sportif, culturel ou de loisir tel que décrit dans nos conditions générales de vente.

« Réglementation Applicable en matière de protection des données à caractère personnel » désigne la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite loi « Informatique et libertés » dans sa dernière version en vigueur et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (« RGPD »).

« Responsable de traitement » désigne la personne physique ou morale, qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des Données à caractère personnel. Selon le traitement, le Responsable de traitement est en principe Eventeam, ou, parfois, le Client.

« Services » désignent les prestations proposées par Eventeam sur ses Sites.

« Site » désigne les sites internet d’Eventeam à savoir : https://eventeam.fr ; https://eventeam-group.com ; https://eventeam-Paris2024hospitality.com

« Sous-traitant » désigne toute personne qui traite les Données personnelles pour le compte du Responsable de traitement conformément aux instructions données par celui-ci.

« Visiteur » désigne toute personne physique ou morale qui accède à un ou plusieurs de nos Sites.

Les termes « données personnelles », « personne concernée », « traitement », « traité », « violation de données personnelles » ont la même signification que dans la Réglementation Applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Nous sommes amenés à traiter vos Données personnelles afin de vous fournir nos Services, permettre la réception, l’exécution et la gestion de vos commandes, vous informer, vous permettre de créer un compte en ligne, et plus généralement assurer la gestion et le suivi de notre relation contractuelle. Dans ce cadre, nous sommes « Responsable de traitement » de vos Données personnelles.

Comment collectons-nous vos Données personnelles ?

Nous sommes amenés à collecter directement vos Données personnelles lorsque :

Vous accédez à nos Sites et/ou à nos applications, vous créez un compte en ligne ou remplissez des formulaires ;
Vous communiquez avec nos services par mail ou par téléphone ;
Vous vous abonnez à des newsletters ;
Vous signalez un problème ou sollicitez une assistance ;
Vous participez à nos Évènements ;
Vous achetez un billet sur nos Sites ;
Vous participez à nos concours, nos offres promotionnelles ou enquêtes ;
Vous interagissez avec les plateformes que nous mettons à votre disposition ;
Vous assistez à tout Évènement utilisant nos Services ;
Vous interagissez avec les salariés d’Eventeam lors des Évènements.

Nous sommes également amenés à collecter vos Données personnelles, indirectement, par l’intermédiaire de tiers dans les situations suivantes :

Nous travaillons en étroite collaboration avec nos filiales et nous pouvons être amenés à recevoir des Données personnelles vous concernant afin de vous offrir des services cohérents et homogènes ;
Nous sommes également amenés à recevoir des Données personnelles vous concernant par l’intermédiaire de tiers tels que les plateformes d’inscriptions aux Évènements (afin de vous permettre de vous inscrire à nos Évènements), les sociétés de location d’espace de réception (afin de vous accueillir à nos Évènements), les prestataires d’analyse d’audience (informations recueillies automatiquement lorsque vous visitez nos Sites), les sociétés qui fournissent une assistance médicale, nos partenaires commerciaux (afin de commercialiser nos produits et services), nos sponsors, les plateformes d’évaluation de performance (afin de réaliser des statistiques et des analyses de performance), les fournisseurs de billets, les plateformes de réservation, les prestataires de services de paiement et les hôtels.

Selon quelle base légale traitons-nous vos Données personnelles ?

La Règlementation Applicable en matière de protection des données personnelles nous autorise à traiter des Données personnelles, sous réserve de justifier d’une base légale. Par conséquent, lorsque nous traitons vos Données personnelles, nous nous appuyons sur l’une des bases légales suivantes :

Exécution d’un contrat : lorsque le traitement de vos Données personnelles est nécessaire afin de respecter nos obligations en vertu d’un contrat auquel vous êtes partie ;

Obligation imposée par la loi : lorsque nous sommes tenus de traiter vos Données personnelles pour nous conformer à une obligation légale, notamment à des fins de communication d’informations à un organisme public ou à une autorité chargée de l’application de la loi ;

Intérêts légitimes : nous traitons vos Données personnelles s’il est dans notre intérêt légitime de le faire, afin de gérer au mieux les affaires d’Eventeam conformément à la loi, et dans la mesure où cet intérêt n’outrepasse pas vos propres intérêts ;

Votre consentement : dans certains cas, nous vous demandons une autorisation spécifique de traiter certaines de vos Données personnelles, et nous les traitons uniquement pour les finalités auxquelles vous avez consenties (Exemples : marketing et publicité ciblée). Vous avez la faculté de retirer votre consentement à tout moment en nous contactant à l’adresse suivante : dpo@eventeam-group.com

Quelles sont les catégories de Données personnelles que nous collectons et pour quelles finalités vos Données sont-elles traitées ?

Nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de Données personnelles vous concernant. Dans tous les cas, nous nous engageons à ne collecter que les Données strictement nécessaires aux finalités poursuivies par les traitements mis en œuvre. Le tableau ci-dessous décrit les finalités et la base légale du traitement par Eventeam des différentes catégories de Données personnelles.

Nous pouvons également utiliser vos Données :

Lorsque cela est nécessaire et que nous estimons qu’il y a eu une violation des conditions d’achat, des conditions d’utilisation, des conditions de billetterie de l’organisation d’un Événement ou des droits d’un tiers ;
Lorsque cela est nécessaire, pour aider à réaliser une enquête dans le cadre d’une activité qui violerait nos règles, nos règlements et nos politiques ;
Pour se conformer aux lois applicables, aux injonctions, ou décisions de cours et de tribunaux, ou aux réglementations gouvernementales.

Combien de temps vos Données personnelles sont-elles conservées ?

Nous ne conservons vos Données personnelles que pour une durée nécessaire et proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Qui sont les destinataires de vos Données personnelles ?

Vos Données personnelles sont traitées par des personnes autorisées et ne sont pas transférées à des tiers non habilités au sens de la Réglementation Applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Nous sommes amenés à partager vos Données avec les entités suivantes :

Au sein de l’entité Eventeam concernée : les personnes autorisées du département commercial et marketing, du service support sont amenées à traiter vos Données personnelles et n’ont accès qu’aux seules Données qui leur sont nécessaires dans le cadre de leurs fonctions. Nos salariés ont signé un engagement de confidentialité spécifique afin d’assurer la sécurité de vos Données personnelles.

Nos sociétés affiliées : nous pouvons partager vos Données personnelles avec nos sociétés affiliées exerçant dans le secteur du voyage et du loisir, notamment Eventeam Live et Eventeam Creativ. Nous pouvons utiliser vos Données pour vous communiquer des informations sur des produits et services en lien tant avec le loisir que le voyage qui pourraient vous intéresser. Dans l’hypothèse où nos sociétés affiliées auraient accès à ces Données, elles suivront des pratiques au moins aussi restrictives que celles décrites dans la présente politique de confidentialité.

Fournisseurs tiers : les fournisseurs tiers tels que les hôtels, les compagnies aériennes, les loueurs de véhicules, les sociétés de location d’espace de réception, et les fournisseurs d’activités impliqués lors de vos réservations de voyage peuvent être amenés à traiter certaines de vos Données personnelles. Ces fournisseurs tiers peuvent, sous réserve de votre autorisation préalable, vous contacter pour obtenir des informations complémentaires vous concernant, pour faciliter votre réservation de voyage ou pour répondre à un avis que vous auriez pu formuler. Ces fournisseurs ne sont pas nos sous-traitants au sens de la Réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Les sponsors : les sponsors avec lesquels nous pouvons offrir conjointement des produits ou services peuvent être amenés à traiter certaines de vos Données personnelles afin de vous fournir des produits et services optionnels. Lors de la souscription d’un produit ou d’un service concerné, vous serez informés lorsqu’un de nos sponsors est impliqué. Si vous choisissez d’accéder à ces services optionnels, nous pourrons, sous réserve de votre autorisation préalable, partager vos Données avec ces tiers de sorte qu’ils puissent vous contacter directement par e-mail ou par courrier à propos de leurs produits et services.

De manière générale, nous vous recommandons de consulter les politiques de confidentialité des fournisseurs tiers et des sponsors dont vous achetez les produits et services par notre biais.

Les sous-traitants : vos Données peuvent également être communiquées à des prestataires tiers (auditeurs, consultants, avocats, experts-comptables etc.) et sous-traitants fiables (prestataires informatiques, prestataires de services de paiement, service client et marketing, instituts de sondage etc.) qui sont susceptibles d’accéder, d’héberger et/ou traiter vos Données personnelles pour notre compte, selon nos instructions.

Les organisateurs officiels d’Évènements : les organisateurs officiels d’Évènements (notamment, les comités olympiques, les fédérations nationales et internationales sportives, les agences qui proposent des services d’hospitalité) sont amenés à traiter certaines de vos Données personnelles afin que nous puissions vous fournir nos Services. Ces organisateurs, en tant que responsables de traitement indépendants, peuvent être amenés à utiliser vos Données ou à les transférer entre eux et à leurs affiliés, selon les termes de leur politique de confidentialité et si cela est nécessaire et justifié par une base légale. Dans tous les cas, vous en êtes informés et devez fournir votre consentement au transfert de vos données si ces organisateurs sont situés en dehors de l’Union européenne.

Les Sites Internet tiers : si vous avez été redirigé vers l’un de nos Sites à partir d’un site Internet tiers, nous pouvons partager des Données vous concernant avec ces sites Internet référents de sorte qu’ils puissent, sous réserve de votre autorisation préalable, vous contacter directement par e-mail ou par courrier à propos de leurs produits et services. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de tout site Internet qui vous redirige vers nos Sites.

Nous pouvons également partager vos Données en réponse à des requêtes formulées par des cours ou des tribunaux, des organismes gouvernementaux ou chargés de l’application de la loi, ou lorsque cela est nécessaire pour se conformer aux lois et procédures applicables.

Enfin, nous pouvons partager des données anonymes ou agrégées avec des tiers, en ce compris des publicitaires et des investisseurs. Par exemple, nous pouvons communiquer aux publicitaires le nombre de Visiteurs sur nos Sites ou les noms des hôtels et des destinations de vacances les plus populaires. Ces données ne contiennent aucune Donnée personnelle et sont utilisées pour développer nos contenus et nos Services.

Quels sont vos droits concernant vos Données personnelles ?

Conformément aux dispositions de la Règlementation Applicable en matière de protection des Données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants sur vos Données personnelles afin notamment de vous assurer que nous respectons nos engagements :

Un droit d’accès: vous avez la possibilité de soumettre une demande d’accès et d’obtenir une copie de vos Données ;
Un droit de rectification: vous avez la possibilité de corriger les Données vous concernant si celles-ci sont erronées ou incomplètes ;
Un droit à l’effacement de vos Données, sous réserve du respect de nos obligations légales ;
Un droit d’obtenir une copie des Données personnelles que nous détenons sous un format électronique structuré (droit à la portabilité).

Vous disposez également d’un droit d’opposition pour motif légitime à ce que les Données vous concernant fassent l’objet d’un traitement, et à ce que ces Données soient utilisées à des fins de prospection commerciale.

Pour toute question, information supplémentaire ou réclamation, vous pouvez nous contacter en adressant un courriel à l’adresse suivante :

Personne en charge de la protection des données personnelles : dpo@eventeam-group.com

Nous sommes susceptibles de vous demander de nous produire un justificatif d’identité si votre demande concerne l’exercice de l’un des droits qui vous sont conférés par la Règlementation Applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

L’exercice de vos droits (notamment vos droits d’opposition ou suppression des Données) devra par ailleurs être concilié avec les obligations légales ainsi que les intérêts légitimes poursuivis par Eventeam.

Nous répondons à vos demandes dans un délai d’un (1) mois à compter de leur réception, étant entendu que ce délai peut être prorogé de deux (2) mois selon la complexité de votre demande ou en cas d’afflux de demandes en parallèle, sous réserve que nous vous en informions.

En l’absence de réponse de notre part dans un délai maximum de trois (3) mois à compter de votre demande initiale ou en cas de litige sur l’exercice de vos droits, vous avez la faculté d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Sécurité

En tant que Responsable de traitement, nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles raisonnables et conformes à l’état de l’art afin d’assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos Données personnelles, y compris pour empêcher l’altération ou l’endommagement de vos Données personnelles ou l’accès par un tiers non autorisé.

Transfert de vos Données dans des pays tiers

Nous n’effectuons aucun transfert de Données personnelles vers des pays n’assurant pas un niveau de protection adéquat sans mettre préalablement en œuvre l’une des garanties appropriées prévues par la Réglementation Applicable pour encadrer ledit transfert, notamment en ayant recours à des clauses contractuelles type approuvées par la Commission européenne.

Par exception, en l’absence de décision d’adéquation ou de garanties appropriées conformément à l’article 46 du RGPD, un transfert ou un ensemble de transferts de données personnelles vers un pays tiers ne pourra avoir lieu que si l’une des conditions indiquées à l’article 49 du RGPD est remplie à savoir :

la personne concernée a donné son consentement explicite au transfert envisagé, après avoir été informée des risques que ce transfert pouvait comporter pour elle en raison de l’absence de décision d’adéquation et de garanties appropriées ;

le transfert est nécessaire à l’exécution d’un contrat entre la personne concernée et le Responsable du traitement ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée ;

le transfert est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat conclu dans l’intérêt de la personne concernée entre le Responsable du traitement et une autre personne physique ou morale ;

le transfert est nécessaire pour des motifs importants d’intérêt public ;

le transfert est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ;

le transfert est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’autres personnes, lorsque la personne concernée se trouve dans l’incapacité physique ou juridique de donner son consentement (….).

Liens vers des sites tiers

Il peut arriver que nos communications commerciales contiennent des liens vers des sites Web appartenant à des tiers, y compris nos partenaires, nos annonceurs et nos sociétés affiliées. Si vous cliquez sur l’un de ces liens, veuillez noter que ces sites ont leurs propres politiques de confidentialité et qu’Eventeam ne pourra en aucun cas voir sa responsabilité engagée du fait des termes de ces politiques de confidentialité.

Traitements opérés par Eventeam, en tant que Sous-traitant (au sens du RGPD), pour le compte de ses Clients

Eventeam peut se voir confier par ses Clients l’accès et/ou le traitement de Données personnelles dans le cadre d’une mission donnée, comme par exemple, l’organisation et la gestion d’évènements d’hospitalité. Dans ce cadre, Eventeam intervient comme « Sous-traitant » au sens du RGPD et le Client comme « Responsable de traitement ». Le Client détermine alors les moyens et les finalités du/des traitement(s) qu’il réalise et pour lesquels il a sollicité nos Services et nous nous conformons à ses instructions.

Modifications de la présente politique de confidentialité

Cette version de la politique de confidentialité a été mise à jour le 25/04/2023.

Nous pouvons être amenés dans le futur à mettre à jour ou adapter la présente politique de confidentialité. Le cas échéant, nous vous informerons des modifications apportées à la présente politique de confidentialité par le biais des moyens de communications habituels.